An Information System

A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

      Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

B. KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM INFORMASI

       Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sisteminformasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM INFORMASI

       Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Metode SDLC
Pengembangan sistem informasi awalnya menggunakan metode siklus hidup pengembangan sistem atau SDLC (System Development Life Cycle) dimana setiap perusahaan mengembangkan sistem informasinya sendiri. SDLC memiliki beberapa tahapan-tahapan, yaitu analisis sistem (studi pendahuluan dan studi kelayakan), perancangan sistem, implementasi sistem, operasi dan perawatan sistem.
Metode SDLC mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan. Kelebihan-kelebihan dari metode ini adalah sebagai berikut ini:

•  Menyediakan tahapan yang dapat digunakan sebagai pedoman mengembangkan sistem.
•  Akan memberikan hasil sistem yang lebih baik karena sistem dianalisis dan dirancang secara keseluruhan sebelum diimplementasikan.

Metode SDLC juga mempunyai beberapa kekurangan. Kekurangan-kekurangan dari metode ini antara lain:

• Sistem ini hanya menyediakan tahapan-tahapan saja, tetapi tidak menyediakan metodologi (cara dan alat-alat) untuk mengembangkan sistem. Oleh karenanya, sistem ini harus digabungkan dengan metodologi yang ada, misalnya metodologi pengembangan sistem terstruktur.
• Hasil dari SDLC sangat tergantung dari hasil di tahap analisis, sehingga jika terdapat kesalahan analisis akan terbawa terus dengan hasil sistem yang kurang memuaskan.
• Pengembangan sistem SDLC membutuhkan waktu yang lama karena sistem harus dikembangkan sampai selesai semua terlebih dahulu.
• Pengembangan sistem SDLC ini membutuhkan biaya investasi yang relatif lebih besar dengan metode lainnya.
• Hasil dari sistem tidak fleksibel untuk dimodifikasi karena perlu dilakukan analisis kembali jika akan dimodifikasi.

       Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Metode Paket (Package)
Sistem informasi metode paket memiliki beberapa kelebihan, yaitu:

1.Kualitas paket yang baik
Kualitas paket dapat diandalkan karena paket dikembangkan oleh team yang berkualitas, dikembangkan dengan biaya mahal dan sudah diuji kualitasnya sebelum dijual atau terus diperbaiki secara kontinyu berdasarkan kritik dan saran dari pemakai. Paket yang terkenal dan berhasil di pasaran dikembangkan dengan biaya yang mahal diambil dari keuntungan paket yang besar pula karena pembeli paket sangat banyak jumlahnya. Kualitas dari paket juga dapat diuji dan dibandingkan dengan paket-paket lainnya sebelum paket dibeli.

2. Dapat digunakan segera
Sistem paket tidak perlu dikembangkan lagi dan siap digunakan, sehingga cocok untuk kebutuhan sistem teknologi informasi yang mendesak, yaitu yang harus digunakan secepatnya.

3. Harga paket relatif murah
Walaupun biaya pengembangan paket sangat tinggi, tetapi paket dijual secara massal dan banyak pembelinya sehingga harga per paketnya relatif sangat murah dibandingkan jika harus mengembangkan sistem sendiri.

4. Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis
Paket dapat dipilih dari paket-paket yang merupakan “best practice” yaitu paket dengan proses bisnis yang terbaik yang pernah diterapkan di suatu organisasi/perusahaan. Rekayasa ulang proses bisnis (business process re-engineering atau BPR) dapat dilakukan dengan menerapkan paket “best practice” dan memodifikasi organisasi untuk mengikuti proses dari paket.

5. Kompatibel dengan sesama pengguna paket.
Sesama pengguna paket dapat saling bertukar data dengan mudah karena menggunakan model basis data yang sama.

Sistem paket (package system) ini juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan sebelum perusahaan memutuskan untuk menggunakan paket ini, antara lain:

• Tidak sesuai dengan aplikasi yang unik

Paket yang sesuai untuk aplikasi yang unik sulit ditemukan. Jika paket tersedia, biasanya masih harus dimodifikasi untuk disesuaikan dengan aplikasinya.

• Perbaikan, modifikasi dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri

Jika terjadi kesalahan-kesalahan proses, perubahan dan penambahan pada sistem paket akan sulit dilakukan karena mengubah kode program lebih sulit dibandingkan jika harus membuatnya. Kode-kode program di paket biasanya juga sudah dikompilasi dalam bahasa mesin yang sulit dibaca.

• Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya

Umumnya sistem paket menggunakan program tertentu dengan struktur basis data yang unik dan berbeda dengan struktur basis data lainnya, sehingga basis data paket tidak kompatibel dengan basis data lainnya.

• Ketergantungan dengan pemasok

Ketergantungan dengan pemasok juga merupakan kekurangan dari sistem paket jika pemasok tidak dapat diandalkan di masa depan.

• Tidak memberikan keuntungan kompetisi

Paket umumnya digunakan oleh banyak pemakai, sehingga keuntungan kompetisi dari paket menjadi hilang, karena pesaing juga dapat menggunakannya.

       Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Metode Outsourcing
Sistem outsourcing menjadi pilihan karena mempunyai beberapa kelebihan, sebagai berikut:

• Biaya teknologi yang semakin meningkat akan dapat lebih dihemat jika perusahaan menyerahkan pengelolaan sistem kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah. Biaya daat ditekan karena outsourcer juga menerima order dari perusahaan lain sehingga biaya tetap dalam menggunakan jasa outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.
• Waktu proses dapat dipersingkat, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
• Jasa yang diberikan outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang memiliki spesialisasi dan ahli di bidang tersebut.
• Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya.
• Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.
• Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
• Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
• Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumberdaya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
• Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Beberapa kelemahan sistem informasi metode outsourcing ini juga perlu diperhatikan. Kelemahan sistem outsourcing ini antara lain:

• Jika aplikasi yang dikerjakan oleh outsourcer adalah aplikasi yang strategik, maka aplikasi tersebut dapat ditiru oleh perusahaan pesaing yang bisa jadi adalah klien dari perusahaan outsourcer yang sama.
• Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dikerjakan oleh outsourcer. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, maka perusahaan akan menanggung risiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini dikerjakan oleh outsourcer, karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dulu.
• Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, maka perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu, terlebih jika terjadi konflik antara perusahaan dengan perusahaan outsourcer.
• Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.